Aumentando a produtividade através da comunicação eficaz
Comunicação

Aumentando a produtividade através da comunicação eficaz

  • Inúmeras horas de produtividade são perdidas todos os meses devido a simples mal-entendidos e falhas de comunicação. Por algum motivo, muitas pessoas parecem ter dificuldade em organizar seus pensamentos e comunicar seus desejos aos colegas de trabalho e funcionários.

    Estou constantemente surpreso com o número de pessoas que parecem ter esquecido o noções básicas de composição de um pensamento escrito. Mesmo alguns formados na faculdade não sabem como falar / escrever de uma forma que impulsione um projeto.

    Se você está procurando uma maneira de aumentar a produtividade e diminuir o estresse, aprender a se comunicar com eficácia pode ser o primeiro passo para fluxos de trabalho mais suaves, tempos de resposta mais rápidos e resultados financeiros mais completos. Aqui estão algumas dicas para você começar.

    1. Use frases claras e concisas. Seu objetivo, seja falando em voz alta ou escrevendo um e-mail, deve ser ser compreendido de forma instantânea e completa. Para isso, você deve evitar o uso de palavras complicadas, evitar frases contínuas e evitar frases pouco claras.

    Você não precisa usar um vocabulário sofisticado, latim frases, chavões corporativos ou acrônimos de negócios para impressionar seus colegas ... e nove em cada dez vezes, usar palavras como essas não fará de você nenhum amigo. Se uma palavra menor e mais curta servir, então, por suposto, use-a em vez de qualquer palavra de $ 5 que você acabou de consultar em seu dicionário de sinônimos.

    Evite frases longas com várias orações e grupos de vírgulas. Quanto mais longa uma frase, mais confusa ela se torna. Sempre tenha isso em mente ao escrever instruções ou detalhes do projeto para um colega.

    E pelo amor de Deus, certifique-se de que suas frases sejam claras. Não há nada pior do que receber um e-mail de um colega de trabalho com palavras tão vagas que você não tem ideia do que fazer com ele. Se você não tiver certeza de que um e-mail está escrito com clareza, afaste-se do computador por cinco minutos e examine-o com uma nova perspectiva.

    2. Mantenha um registro por escrito Às vezes, a comunicação eficaz envolve lembrar as pessoas sobre o que elas já disseram a você e quando. Ter um registro por escrito de todas as conversas relacionadas a uma conta atual ou passada pode ser muito útil.

    Isso é fácil com e-mail: apenas certifique-se de nunca excluir e-mails antigos e use filtros para uma organização sem esforço. Para reuniões / chamadas, certifique-se de manter notas claras e fáceis de ler, que também incluem a hora e a data. A gravação de áudio também é uma opção.

    3. Torne todos os comentários acionáveis ​​ Inevitavelmente, há um momento na carreira de cada pessoa em que elas se reúnem com um grupo de colegas para discutir um projeto ou proposta e dar feedback como um grupo. É importante que, ao dar feedback sobre um projeto, você dê orientações viáveis ​​... particularmente, você está no topo da cadeia alimentar. Caso contrário, o projeto pode estagnar e as pessoas em sua equipe podem perder o ímpeto.

    É a diferença entre

    “Alguém precisa falar com nossa equipe de design sobre o uso de uma nova fonte . ” e

    “ Marcy, você poderia entrar em contato com Jim in Design sobre nossas preferências de fonte? ” Isso está de acordo com meu próximo ponto…

    4. Faça todas as críticas construtivas “Crítica construtiva” é uma daquelas palavras-chave de bem-estar que aprendemos a odiar depois das aulas de inglês do ensino médio. No entanto, aprender a dar feedback útil a um colega não só melhorará suas relações interpessoais, mas também ajudará a melhorar a qualidade de seu trabalho.

    A crítica construtiva é mais do que uma forma mais agradável de falar com as pessoas. Ao dar um feedback claro e focado em vez de notas gerais vagas, as pessoas com quem você fala podem realmente aprender a melhorar seus métodos e práticas no futuro.

    É a diferença entre:

    “Este site é uma vergonha.” e

    “Vejo uma série de problemas aqui, incluindo o fundo verde escuro que torna o texto difícil de ler e problemas de pontuação nos primeiros dois parágrafos. ”

    5. Certifique-se de que está usando a palavra certa Reserve um momento e analise esta lista de palavras e frases comumente usadas de forma incorreta.

    Viu alguma coisa aí que diga respeito a você? Se sim, você não está sozinho.

    Portanto, considere o seguinte: se você tem usado palavras erradas em suas comunicações pessoais e comerciais, como pode esperar que alguém saiba o que você realmente quer? A verificação ortográfica, a verificação gramatical e o dicionário são seus amigos.

    Em caso de dúvida, use-os. Se você não tiver dúvidas, use-os mesmo assim.

    Conclusão A comunicação pode ser assustadora. Muitas pessoas têm medo de falar em público, por exemplo, mostrando uma ligação entre o medo de falar e a comunicação ineficaz. No entanto, se você fizer um esforço consciente para colocar alguns desses princípios básicos em prática, tenho certeza de que verá os resultados muito rapidamente.

    Portanto, da próxima vez que você estiver redigindo um e-mail ou se preparando para uma reunião de status com sua equipe, certifique-se de fazer o possível para se comunicar de forma clara e eficaz. Quando todos puderem entender o que você está tentando dizer, você descobrirá que sua vida profissional será muito mais tranquila.