Como não impor sistemas de produtividade a terceiros
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Como não impor sistemas de produtividade a terceiros

> p> Minha irmãzinha me visitou neste fim de semana e trouxe uma pilha de deveres de casa que eu achei inacreditáveis: ela está no primeiro ano do ensino médio e sua lista de tarefas tinha algo para todas as aulas - e projetos na maioria delas. Ela mantém o controle disso em um planejador que tem espaços tão pequenos para registrar compromissos ou tarefas que eu pensei que meus olhos sairiam da minha cabeça de tanto apertar os olhos.

Então eu fiz o que qualquer boa irmã mais velha interessou em produtividade faria: eu me ofereci para arranjar algo um pouco mais fácil de usar. Nada sofisticado, claro: eu estava pensando em apresentá-la a Remember the Milk. Gosto de RTM por vários motivos, embora saiba que muitas outras pessoas têm suas preferências - o fato de poder usar plug-ins para integrar RTM com o Google Agenda e o GMail contribui muito para minha produtividade. A resposta de minha irmã? Um não imediato. Ela confia no papel, não em algum sofisticado aparelho online. Ela explicou que só fica online a cada dois dias, principalmente para verificar sua conta de e-mail do Hotmail. Foi como uma flecha direto no meu coração amante da Web 2.0. De alguma forma, sobrevivi e sugeri que talvez um novo planejador - um maior - pudesse estar em ordem. Até ofereci uma viagem à livraria. Fui novamente abatido, com toda uma lista de contra-argumentos: ela teria que transferir tudo, ela está acostumada com este planejador particular e este planejador era grátis, enquanto um novo custaria dinheiro.

Não me considero algum tipo de evangelizador de produtividade; Só acho que seu sistema poderia ser melhorado, nem que seja para proteger sua visão. É o trabalho dela: ela é mais do que bem-vinda para organizá-lo como quiser. Consegui limitar meu conselho a uma pequena lista de sugestões de leitura e fazer com que ela prometesse considerar toda essa novidade da internet.

No entanto, comecei a pensar em outras situações em que uma pessoa pode ser forçada a adotar um sistema de produtividade que simplesmente não funciona para ela e como talvez contornar isso. Já aconteceu comigo antes e eu certamente não gostei. Um de meus ex-empregadores exigia que nós, moradores de cubículos, usássemos um sistema personalizado baseado em planilhas do Excel acessíveis através da rede para rastrear não apenas nossas tarefas em andamento, mas também nossos cartões de ponto, realizações e uma série de outras informações. Eu era o funcionário que sempre se esquecia de atualizar as planilhas e precisava ser lembrado de onde verificar uma determinada informação regularmente. Não era o caso de eu não ter os dados necessários - eu tinha tudo que meu gerente queria em um determinado momento - mas não traduzi muito bem para o sistema da empresa. Finalmente conseguimos chegar a um acordo em que usei meus próprios métodos para rastrear meu trabalho e, em seguida, preenchi minhas planilhas uma vez por semana ou mais.

Já ouvi muito sobre histórias de terror sobre calendários, listas de tarefas e outros sistemas de controle de tempo e produtividade impostos (um número surpreendente deles inclui o uso obrigatório do Outlook, muitas vezes de maneiras que não deveriam ser usadas). A maioria parece resumir-se ao fato de que um trabalhador vê o sistema de "produtividade" como gerando horas de trabalho a mais do que ele poderia enfrentar. Um sistema de controle de tempo ruim pode rapidamente se tornar um aborrecimento tanto quanto uma bagunça na folha de pagamento.

Já ouvi muitas soluções alternativas: havia o cara que escreveu um pequeno artigo para si mesmo de software para traduzir entre o sistema de gerenciamento de tarefas de seu empregador e o seu próprio, a garota que simplesmente se recusou a brincar com um sistema que não funcionava para ela e o cara que convenceu seu gerente a mudar toda a empresa para atender às suas necessidades. Houve vários graus de sucesso - a garota que não cedeu ao seu gerente de tarefas acabou em um novo local de trabalho muito rapidamente.

Parece que a maioria de nós é melhor O que podemos fazer com um sistema de produtividade imposto é tentar o nosso melhor para fazê-lo funcionar para nós - e freqüentemente não podemos fazer muito melhor do que fingir que é útil. Minha experiência pessoal mostra que a maioria das pessoas precisa encontrar sua própria maneira de implementar o gerenciamento de tempo - seja adaptando GTD às suas vidas ou escrevendo seu próprio manual. É uma questão de saber qual solução funciona para sua situação específica. Ninguém mais enfrentará exatamente os mesmos problemas de gerenciamento de tempo que você, tornando seu toque pessoal uma necessidade ao implementar algum tipo de sistema de produtividade.

Para empresas ou organizações que procuram criar algum tipo de sistema de gerenciamento de tempo, no entanto, ainda há esperança. Trazer as pessoas que usarão o sistema em seu planejamento pode evitar toda uma lista de problemas comuns: microgerenciamento interferindo no trabalho, requisitos para registrar minúcias no sistema, ocupando tempo que poderia ser mais bem gasto em projetos ou sistemas mal integrados que exigem hora de alternar entre eles. Esteja você acompanhando a produtividade ou apenas tentando tornar mais fácil para os funcionários realizarem seu trabalho, os funcionários serão as únicas pessoas capazes de dizer se o seu sistema os ajudará ou prejudicará.

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E minha irmã? Consegui convencê-la a experimentar o GMail, pois ambos concordamos que seu endereço do Hotmail no 2cute4words pode não impressionar os escritórios de admissão da faculdade.